Geld besparen onderweg

Besparingen realiseren op zakenreizen klinkt misschien als een uitdaging – vooral als u veel werknemers op verschillende locaties en op verschillende tijdstippen naar verschillende locaties laat vliegen. Maar er zijn manieren om uw kosten laag te houden zonder afbreuk te doen aan de veiligheid of diensten van de reizigers.

Met een slim proces kunt u op elke reis geld besparen – en zowel uw reizigers als uw belanghebbenden tevreden stellen. Bekijk 10 van de meest effectieve manieren om uw totale reiskosten te verminderen.

Van het boeken van vluchten tot maaltijdvergoedingen en afhandelingskosten, er is veel te overwegen bij het opstellen van een zakelijk reisbeleid. Dat betekent dat er genoeg is die door het net kunnen glippen. Kijk goed naar uw bestaande zakenreisbeleid en denk na of het robuust genoeg is om elk gebied van de reiskosten binnen uw bedrijf te dekken.

Focus eerst op het op orde krijgen van de fundamenten – een goed goedkeuringsproces, samen met richtlijnen voor boekingen en reserveringen, on-site uitgaven en uitgaven en uitgaven. Het vaststellen van duidelijke procedures zal uw zakelijke reizigers helpen om beslissingen te nemen die binnen uw beleid blijven en geen extra kosten met zich meebrengen die uw bedrijfsresultaten schaden. Als u geen reisbeleid heeft, lees dan onze handige gids over hoe u er een kunt schrijven.

verpakking

EEN PRE-TRIP GOEDKEURINGSPROCES HEBBEN VOOR DE RIT

Een van de eenvoudigste manieren om uw zakelijke reiskosten te verminderen is door voor elke boeking een goedkeuringssysteem te hebben. Door duidelijk te maken wie toestemming moet geven voor een reis, heeft u niet het probleem dat een reis moet worden geannuleerd nadat deze is geboekt, wat leidt tot verspilde uitgaven.

Als u samenwerkt met een reismanagementbedrijf, maak dan volledig gebruik van hun Online Booking Tool. Dit moet u beter overzicht geven als het gaat om het opzetten van reisregelingen. CWT’s tool stelt u in staat om te kiezen welke medewerkers hun eigen hotels en vluchten kunnen boeken en al hun boekingen eenvoudig te controleren. Het betekent dat u onmiddellijk actie kunt ondernemen als zij zich buiten uw reisbeleid om wagen.

BESPAREN OP VLUCHTEN VAN LUCHTVAARTMAATSCHAPPIJEN

Vliegtickets kunnen duur zijn, dus wees slim over welke je boekt. U kunt besparen door flexibel te zijn op de data van de reis en de luchtvaartmaatschappij die u gebruikt, en door alleen Economy vluchten te boeken. Echter, zodra u boekt is het meestal goedkoper om een vast reisplan te hebben. Koop alleen flexibele tickets die u een optie van terugkeerdata geven als ze absoluut noodzakelijk zijn voor uw reis.

Het krijgen van waarschuwingen voor vliegticket promoties en gereduceerde tarieven kan ook aanzienlijk verminderen uw zakelijke reiskosten. CWT’s innovatieve travel management software zoekt bijvoorbeeld naar de beste prijzen en de meest concurrerende tarieven voor vliegtickets. Onze extra prijstraceringstool – met behulp van Yapta’s FareIQ – annuleert automatisch en herreserveert tickets wanneer het een goedkopere deal vindt naar dezelfde locatie, waardoor u nog meer geld bespaart. Gemiddeld kunnen onze klanten $170 dollar per ticket besparen.

DE KOSTEN VAN HOTELS TE VERLAGEN

De kamerprijzen kunnen enorm variëren, zelfs binnen hetzelfde hotel, dus slim zijn kan grote besparingen opleveren. U kunt ervoor kiezen om uw zakenreizigers te laten kiezen waar ze willen verblijven. Dat is prima – zorg er wel voor dat u een budgetdrempel of sterwaardering instelt. Misschien wilt u ook aangeven dat standaard kamers het vereiste kamertype moeten zijn, en duidelijk aangeven of u de kosten van de minibar, de kosten van Wi-Fi, enzovoort, zult dekken.

Als u de controle wilt houden over de boeking, zal het onderzoek ook zijn vruchten afwerpen. Ons CWT Hotel Intel platform biedt echte, onafhankelijke peer reviews van zakenreizigers die in deze hotels hebben verbleven. Als u regelmatig op dezelfde locatie komt, kunnen wij u helpen met het onderhandelen over speciale kortingen op de hoteltarieven. U kunt ook kijken hoe de besparingen oplopen met onze tool voor het bijhouden van de hoteltarieven – aangedreven door Yapta’s RoomIQ – die de accommodatie zal annuleren en omboeken wanneer de prijzen dalen. Gemiddeld kunnen onze klanten USD 135,- per verblijf besparen.

EEN REALISTISCHE VOEDSEL- EN VERVOERSVERGOEDING VAST TE STELLEN

Het kan zijn dat het geven van controle over de voedsel- en transportkosten aan werknemers kan leiden tot een vermindering van de overbesteding. Maaltijdvergoedingen kunnen worden ingesteld als een totale vergoeding per dag, zodat de werknemer de keuze heeft hoeveel hij/zij individueel aan ontbijt, lunch en diner wil besteden. Er zullen altijd uitzonderingen zijn – dus hou dat vijfsterrenrestaurant in reserve voor uw meest opvallende klantenvergaderingen. Als het op transport aankomt, moet u werknemers duidelijk adviseren om de meest kosteneffectieve methode te kiezen, rekening houdend met de reistijden. Dit kan betekenen dat zij hun eigen voertuigen gebruiken om van A naar B te komen en deze vervolgens terugbetalen.

reisgeld

PLAN AHEAD

Dit is de gouden regel als het gaat om het besparen van geld in welke zin dan ook. In de wereld van zakenreizen is het altijd verstandig om van te voren vluchten en hotels te boeken, omdat de prijs in de loop van de tijd drastisch kan stijgen.

Met CWT Trip Estimator kunt u van tevoren een beter inzicht krijgen in de ticketprijzen, maar ook in de boekingstrends, hoteltarieven en meer. Wees ook slim over wie de vergaderingen van uw klanten behandelt – heeft het zin om iemand honderden kilometers naar een vergadering te sturen als er al een medewerker op de locatie aanwezig is die het kan regelen?

BELOON UW MEDEWERKERS - EN UW ONDERNEMING

Elke keer als uw reizigers een meer kosteneffectieve optie kiezen, besparen ze het bedrijf geld. In de loop van een jaar kan dat echt kloppen. Dus wat dacht u ervan om hen een stimulans te geven om verdere besparingen te realiseren? Het kan een voucher zijn voor hun favoriete winkel, een deel van de besparingen, of verlof – gewoon een manier om medewerkers te bedanken voor het verminderen van uw reiskosten en hen aan te moedigen dit te blijven doen.

Er zijn ook besparingen mogelijk door ervoor te zorgen dat uw bedrijf optimaal gebruik maakt van de beloningsregelingen van uw bedrijf. Deze kosten niets om aan te sluiten en uw bedrijf punten te geven elke keer dat u een boeking maakt. Zodra uw punten hebben opgebouwd, kunnen ze worden ingewisseld tegen de kosten van vliegtickets, upgrades en vaak hotels en autoverhuur.